¿Cómo registrar un gasto por distancia?

Existen dos métodos para registrar un gasto por distancia: mediante formulario y mediante mapa. Conoce más sobre ellos a continuación:

Registro mediante Formulario

Accede a la plataforma Onfly y, con el cursor, haz clic en “Gastos” en el menú superior.
Haz clic en la primera opción: “Gastos”.
En la nueva página, haz clic en el botón azul + GASTO.
Cambia a la pestaña “Distancia”.
Completa los campos solicitados:

Fecha del gasto: Selecciona la fecha en que se realizó el gasto.
Distancia en Km: Ingresa el kilometraje recorrido.
Reembolsable: Marca esta opción si el gasto es susceptible de reembolso por parte de la empresa.
Descripción: Proporciona detalles relevantes sobre el gasto.
Agregar al Reporte: Selecciona un reporte existente o crea uno nuevo para asociarlo a este gasto.
Colaborador: Selecciona el nombre del colaborador responsable del gasto.
Centro de Costos: Elige el centro de costos correspondiente al gasto.
Establecimiento: Busca el nombre del establecimiento relacionado con el gasto.Haz clic en el “Campo Punteado” para agregar la factura o comprobante del gasto.

Después de revisar la información:

Haz clic en “Guardar” para finalizar el registro;
Haz clic en “Guardar y Nuevo” para registrar otro gasto;
Haz clic en “Cancelar” si deseas descartar toda la información ingresada y cancelar la acción.

Verifica que el comprobante sea legible y que los valores sean correctos para agilizar el proceso de aprobación.
Utiliza herramientas de mapas para calcular con precisión la distancia entre los puntos de origen y destino.
Si el establecimiento no está registrado, puedes crearlo directamente en este campo para facilitar registros futuros.

Registro mediante mapa

Accede a la plataforma Onfly y, con el cursor, haz clic en “Gastos” en el menú superior.
Haz clic en la primera opción: “Gastos”.
En la nueva página, haz clic en el botón azul + GASTO.
Cambia a la pestaña “Distancia”.
Completa los campos solicitados y activa el interruptor “Completar con Mapa”. Cuando esté activado, aparecerá en color azul.
Define los puntos del trayecto.

Punto A y Punto B: Ingresa los lugares de inicio y destino de tu recorrido.
+ Agregar Punto: Si existen paradas intermedias, haz clic en “+ Agregar Punto” para incluir ubicaciones adicionales en el trayecto.

Después de definir todos los puntos, haz clic en “Calcular” para que la plataforma estime automáticamente el kilometraje total del recorrido.
Adjunta documentos adicionales: si cuentas con facturas u otros comprobantes relacionados con el gasto, haz clic en el campo punteado para agregarlos.
Revisa y guarda el gasto.
Verifica toda la información ingresada.
Haz clic en el botón verde “Guardar”, ubicado en la parte inferior de la página, para finalizar el registro del gasto.

Mantén activada la opción “Exportar Mapa para Recibo” en la esquina inferior izquierda. Esto garantizará que la imagen del mapa se adjunte como comprobante del gasto.
En algunos casos, el valor del gasto será calculado por la plataforma únicamente después de vincular este gasto a un reporte de gastos.

Tu gasto, mediante cualquiera de los dos métodos, se guardó en la nube, pero aún no pasó por el flujo de aprobación. Para que sea validado correctamente, genera un reporte.

En caso de tener dudas, accede a la Central de Conocimiento o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.